De nieuwe OECD-spelregels voor vaste inrichting
Door economische druk en een krappe arbeidsmarkt werken steeds meer medewerkers een deel – of zelfs het grootste deel – van hun tijd buiten Nederland, terwijl zij op de Nederlandse loonlijst blijven. Heb je een medewerker die vanuit het buitenland werkt (al is het maar een paar dagen per week)? Dan is de recente OECD-actualisering over vaste inrichting (permanent establishment, PE) direct relevant. In de verkeerde inrichting kan een thuiswerkplek in het buitenland namelijk worden gezien als jouw bedrijfsaanwezigheid daar, met als gevolg vennootschapsbelastingrisico in het land van de medewerker, plus aangifteplichten, winsttoerekening en extra controle-/auditrisico.
Wat is er veranderd in 2025?
De OECD heeft in 2025 het Commentaar op het OECD-Modelverdrag aangepast. De eerdere passages over “home office” zijn vervangen door een aparte sectie over grensoverschrijdend werken vanuit huis of een andere relevante plek. De kernboodschap: of er sprake is van een PE hangt af van de feiten en de zakelijke realiteit, niet van hoe het contract het noemt.
Het basis-PE kader blijft hetzelfde
Het Commentaar blijft uitgaan van het klassieke PE-kader: een vaste plaats van bedrijfsuitoefening met voldoende duurzaamheid, waar (een deel van) de onderneming doorheen wordt uitgeoefend, met eventueel de uitzondering voor voorbereidende of ondersteunende activiteiten. De OECD laat ook zien dat korte, privé-verblijven in het buitenland soms onvoldoende duurzaam zijn (bijvoorbeeld een tijdelijke huurwoning voor enkele maanden).
De nieuwe praktische toets die je moet kennen
Nieuw is vooral de meer praktische, operationele guidance – met nadruk op “hoeveel” en “waarom.”
1). Hoeveel tijd wordt er vanaf die plek gewerkt?
De OECD geeft een bruikbare indicatie:
- Werkt iemand vanuit huis (of een andere relevante plek) in het buitenland minder dan 50% van zijn/haar totale werktijd voor de onderneming (gemeten over een periode van 12 maanden), dan wordt die plek in beginsel niet gezien als een plaats van bedrijfsuitoefening van de onderneming.
- Wordt er 50% of meer gewerkt vanaf die plek, dan moet het PE-risico worden beoordeeld op basis van alle omstandigheden.
2). Waarom werkt de medewerker vanuit dat land?
Als de 50%-grens wordt gehaald, is een belangrijke factor of er een commerciële reden is dat de ondernemingsactiviteiten juist in dat land worden uitgevoerd.
Denk aan situaties waarin fysieke aanwezigheid daadwerkelijk bijdraagt aan de business: substantiële klantcontacten, toegang tot lokale resources of het real-time bedienen van een andere tijdzone.
Andersom: thuiswerken uitsluitend om talent te behouden of om kantoorruimte te besparen, leidt op zichzelf meestal niet tot de vereiste commerciële link.
Waarom dit ertoe doet voor Nederlandse werkgevers
Ontstaat er een PE, dan kun je te maken krijgen met:
- lokale VPB-registratie en aangifteplichten,
- transfer pricing / winsttoerekeningsanalyses,
- extra documentatie-eisen en meer controle-/auditrisico.
Praktische stappen die je nu al kunt nemen
- Volg de praktijk, niet alleen het beleid: werktijdverdeling en reispatronen moeten meetbaar en goed vastgelegd zijn.
- Maak onderscheid tussen “toestemming” en “zakelijke noodzaak”: leg vast wanneer thuiswerken medewerker-gedreven is en wanneer het business-gedreven is.
- Beoordeel kritische functies: vooral rollen met klantcontact, onderhandelingsruimte of regelmatige activiteiten in het betreffende land.
Hoe wij kunnen helpen
Wij ondersteunen je onder andere met:
- PE-risicoscans voor grensoverschrijdend thuiswerken.
- het opstellen van thuiswerk- en remote-workbeleid dat aansluit bij de dagelijkse praktijk (inclusief een remote-workkalender voor planning en compliance),
- mitigatie-maatregelen (rolinrichting, reis- en meetingprotocollen, dossiervorming),
- PE-compliance en winsttoerekening wanneer een PE onvermijdelijk is.
Twijfel je of grensoverschrijdend thuiswerken bij jou tot een PE-risico leidt, of krijg je al vragen van een buitenlandse belastingdienst? Schakel dan een gespecialiseerde belastingadviseur in. Bij DTS helpen wij cliënten hun PE-positie te beoordelen, goed documenteren en te verdedigen (nationaal én internationaal), en waar nodig passende maatregelen te implementeren en de compliance te verzorgen.
