Een belangrijk voordeel van ondernemer zijn is dat je kosten die gemaakt zijn voor je onderneming vaak in aftrek kunt brengen. Dit is echter niet altijd zo. In deze blog leggen we kort de systematiek uit van in aftrek brengen van kosten. Vervolgens behandelen we een uitspraak van de Hoge Raad die in gaat op de aftrekbaarheid van maaltijden. We sluiten af met wat aandachtspunten en de rol van de belastingadviespraktijk voor ondernemers.
Hoe werkt het ook alweer
Het uitgangspunt is dat zakelijke kosten, oftewel kosten die zijn gemaakt in de ondernemingssfeer, aftrekbaar zijn van de winst. Zo zijn bijvoorbeeld kosten voor een boekhouder en kantoormateriaal aftrekbaar. Hiermee verlaagt de ondernemer zijn winst en dus ook zijn belastbare winst. Dit betekent dat er per saldo minder hoeft te worden afgedragen aan de Belastingdienst. Kosten die zich in de privésfeer bevinden, zijn echter niet aftrekbaar. Denk hierbij aan voer voor een huisdier of vliegtickets voor een gezinsvakantie.
De wet sluit daarnaast bepaalde zakelijke kosten uit of beperkt de aftrekbaarheid ervan. Uitgesloten zijn bijvoorbeeld boetes en uitgaven die gericht zijn op het maatschappelijke aanzien. Kosten met een gemengd karakter (zowel zakelijke als privé-elementen) zijn beperkt aftrekbaar. Hieronder vallen kosten die verband houden met voedsel, cursussen en feestelijke bijeenkomsten. De wet biedt de keuze om ofwel alle kosten boven €5.600 (drempelbedrag) of 80% van de gemaakte kosten af te trekken (zie art. 3.15 van de Wet op de inkomstenbelasting 2001).
De aftrekbeperking geldt niet wanneer de kosten onderdeel uitmaken van de eigen omzet. Een restaurant kent bijvoorbeeld geen aftrekbeperking voor voedselkosten. Door het gemengde karakter zijn de kosten wel aftrekbaar, maar is de aftrekbaarheid beperkt.
De Hoge Raad: zakelijke maaltijden zijn aftrekbaar zelfs als een goedkopere alternatief voorhanden is
De Hoge Raad heeft op 18 oktober 2024 een interessante uitspraak gedaan ten voordele van ondernemers.
In deze zaak ging het om een ondernemer die voor langere periodes zakelijke opdrachten had in andere steden. Hiervoor huurde hij accommodaties en nam hij maaltijden af bij horecagelegenheden, terwijl hij ook toegang had tot een keuken. De ondernemer trok deze kosten af van de winst, maar de inspecteur weigerde deze aftrek met het argument dat het hier ging om kosten die enkel persoonlijke behoeften bevredigden (privé-element) en dus niet in de zakelijke ondernemingssfeer lagen.
De inspecteur beargumenteerde dat de ondernemer er bewust voor koos om buiten de deur te eten en geen gebruik te maken van de keuken.
De inspecteur zat in deze zaak verkeerd: de maaltijdskosten zijn wel aftrekbaar. Als vaststaat dat de gemaakte kosten zakelijk zijn, is het uitgangspunt dat ze aftrekbaar zijn. Hier stond dat vast, aangezien hij daar bleef voor zakelijke opdrachten.
De omvang van de uitgave is hierbij niet relevant. Hoewel maaltijden ook privé-elementen bevatten, omdat iedereen moet eten en de persoonlijke keuze van de ondernemer hierin terug te zien is. De enkele aanwezigheid van privé-elementen kan er niet toe leiden dat de uitgaven in hun geheel niet aftrekbaar zijn. Immers heeft de wetgever al rekening gehouden met de aanwezigheid van een privé-elementen. Daarom zijn dit soort kosten, maar beperkt aftrekbaar. Het feit dat het duurder is om buitenshuis te eten, maakt de uitgaven niet uitsluitend privé, waardoor ze gewoon aftrekbaar blijven.
Uit de uitspraak volgt dat je als ondernemer uitgaven voor maaltijden in aftrek kunt brengen. Het feit dat je een goedkoper alternatief (zelf maaltijden maken) kunt kiezen, maar dat niet hebt gedaan, heeft geen gevolgen voor de aftrekbaarheid.
Privékosten of zakelijke uitgaven? Voorkom discussies met de Belastingdienst
Uit de praktijk weten wij dat het niet altijd duidelijk is wanneer kosten in de privésfeer of in de zakelijke sfeer vallen. Een praktijksituatie is bijvoorbeeld een ondernemer die vanuit huis werkt en de kosten van een verbouwing van een kantoorruimte wil aftrekken. Discussies hierover met de Belastingdienst komen dan ook regelmatig voor. Ook als vaststaat dat kosten in de zakelijke sfeer vallen, kan er discussie ontstaan over in hoeverre deze kosten aftrekbaar zijn. Het ten onrechte aftrekken van kosten kan leiden tot een boete en ervoor zorgen dat er alsnog belasting betaald moet worden. Een belastingadviseur kan met de ondernemer meekijken en discussies voorkomen. Mocht er toch een discussie ontstaan of een boete worden opgelegd, dan kan een belastingadviseur bijstand verlenen en advies geven.
