Opzetten van een Nederlands payroll bedrijf

Voor het opzetten van een payroll bedrijf gelden enkele wettelijke vereisten. Naast deze wettelijke vereisten zijn er nog enkele eisen die doorgaans door klanten gesteld worden. In deze blog gaan we in op de belangrijkste eisen die komen kijken bij het opzetten van een payroll bedrijf.

  1. Vergunningen payroll bedrijf in Nederland
  2. Wanneer stel ik arbeidskrachten ter beschikking?
  3. G-rekening openen
  4. Veelgestelde eisen door klanten
  5. Immigratie natuurlijke personen
  6. Veranderende wetgeving
  7. Goed advies
Vergunningen payroll bedrijf in Nederland

Op basis van de wet is er een zogenoemde Waadi (Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs) registratie verplicht, dit houdt in dat het ter beschikking stellen van de arbeidskrachten moet worden ingeschreven in het Handelsregister. Deze eis geldt zowel voor bedrijven die bedrijfsmatig (zoals een payroll bedrijf) arbeidskrachten ter beschikking stellen als voor bedrijven die niet-bedrijfsmatig arbeidskrachten ter beschikking stellen. 

Wanneer stel ik arbeidskrachten ter beschikking?

Om te bepalen of je arbeidskrachten ter beschikking stelt volgens de wet zijn de volgende drie elementen van belang:

  • Er is een onderneming die arbeidskrachten ter beschikking stelt aan een andere onderneming;
  • De onderneming die arbeidskrachten ter beschikking stelt, krijgt hiervoor een vergoeding van de onderneming aan wie de arbeidskrachten ter beschikking zijn gesteld;
  • De arbeidskracht die ter beschikking is gesteld werkt onder toezicht en leiding van de onderneming aan wie hij ter beschikking is gesteld.

Wanneer aan de bovenstaande vereisten wordt voldaan is er sprake van het ter beschikking stellen van arbeidskrachten en is het verplicht om deze activiteit in te schrijven in het Handelsregister.

G-rekening openen

Daarnaast is het hebben van een zogenoemde G-rekening verplicht. Een G-rekening is een speciale bankrekening, waarop de inlener het geld stort voor de verwachtte kosten van de loonheffingen en/of de btw. De inlener kan zijn risico dan beperken tot het bedrag dat hij op de G-rekening stort. Deze bankrekening kan slechts worden gebruikt voor het betalen van loonheffingen en btw aan de Belastingdienst.

Veelgestelde eisen door klanten
SNA-Keurmerk

Aannemers van arbeid zullen veelal vragen of u als payroll bedrijf beschikt over een zogeheten SNA-keurmerk. Het Stichting Normering Arbeid (SNA) geeft dit keurmerk af aan payroll bedrijven die arbeidskrachten uitzenden en voldoen aan de voorwaarden. Het keurmerk is specifiek ontwikkeld om fraude tegen te gaan en de risico’s voor zowel inleners als aannemers te beperken. Het SNA controleert in principe twee keer per jaar, maar mochten zij daartoe aanleiding hebben, dan kan dit verhoogd worden naar vier controles per jaar.

Veiligheid & certificering

Met het oog op de veiligheid van de arbeidskrachten zullen opdrachtgevers vaak ook verlangen dat u beschikt over een VCA-certificaat. Dit certificaat geeft een indicatie dat het payroll bedrijf die de arbeidskrachten uitzendt het belangrijk vindt dat de werknemers veilig en gezond hun werkzaamheden kunnen uitvoeren en hier op structurele basis in willen investeren. Als u eenmaal een VCA-certificaat behaald heeft, is deze drie jaar geldig, dan moet er een hercertificering plaatsvinden als u nog een VCA-certificaat wil hebben. Deze certificering is vooral relevant voor arbeidskrachten die actief zijn in de constructie of onderhoudswerkzaamheden op bouwterreinen.

Voor zowel het SNA-keurmerk als het VCA-certificaat geldt dat het niet verplicht is wanneer u een payroll bedrijf opricht. Het is daarentegen wel aan te raden om beiden te hebben, aangezien vele van uw (potentiële) klanten anders niet met u in zee zullen willen gaan.

Immigratie natuurlijke personen

Naast het voldoen aan de wettelijke voorwaarden door het payroll bedrijf als rechtspersoon kan het ook van belang zijn dat u als natuurlijk persoon aan enkele wettelijke vereisten moet voldoen, mocht u van plan zijn uw bedrijf vanuit Nederland te besturen. Voor EU-burgers geldt dat dit doorgaans weinig complicaties met zich meebrengt, wegens het vrij verkeer van personen. Voor inwoners van landen buiten de EU geldt dat er een verblijfsvergunning aangevraagd moet worden via de Immigratie en Naturalisatiedienst (IND). LET OP: wij van DTS verzorgen geen aanvragen bij of via het IND die betrekking hebben op een verblijf, wij kunnen u slechts in contact brengen met een migratieadvocaat.

Tevens is het bij de werving van kennismigranten van buiten de EU van belang dat er sprake is van een schaarste aan personen met deze specifieke kennis. Het is daarom ook uitermate van belang dat vooraf bepaald wordt dat er een lokale schaarste heerst ten aanzien van werknemers met de vereiste specifieke kennis en dat de aan te nemen kennismigrant ook daadwerkelijk over deze kennis beschikt.

Veranderende wetgeving

Sinds 2020 is er nieuwe wetgeving van kracht die de kloof tussen flexwerken en vast werken moet verkleinen. Dit hoopt de overheid te bereiken door maatregelen te nemen die ertoe moeten leiden dat een vast contract minder ‘vast’ is en dat flexwerken minder flexibel gemaakt wordt. Enkele redenen hiervoor zijn het rekenen in (financiële) risico’s door werknemers in plaats van het kijken naar de aard van de werkzaamheden en het aantrekkelijker maken van een vast contract. Deze maatregelen zullen er ook op gericht zijn om flexwerken minder aantrekkelijk te maken, zodat eerder voor vaste contracten gekozen gaat worden.

Enkele voorbeelden van maatregelen die voortvloeien uit de Wet arbeidsmarkt in balans zijn het vergemakkelijken van ontslag van werknemers en het uitbreiden van de rechten van payroll werknemers. Payroll werknemers vielen voorheen onder dezelfde, lichtere regels als uitzendkrachten, maar hebben sinds 2020 bijna dezelfde status als de eigen werknemers. Payrollers zullen meer betaald moeten krijgen, waardoor deze vorm van arbeidsovereenkomsten minder aantrekkelijk worden. Werknemers ontslaan zal minder ingewikkeld worden door de introductie van de zogenoemde cumulatiegrond. Dit houdt in dat er niet meer voldaan hoeft te worden aan een van de acht ontslagronden die in het huidige recht gelden, maar dat een cumulatie van omstandigheden – denk aan een verstoorde verhouding met en het disfunctioneren van de werknemer – voldoende grond kan zijn voor ontslag.

Goed advies

Voordat u een payroll bedrijf opzet is het verstandig om fiscaal advies in te winnen bij een expert. Goede fiscale advisering kan u een hoop kosten besparen. Neem daarom altijd eerst contact op met een fiscaal adviseur, alvorens u een bedrijf opzet.